畢業生檔案在校時被稱為學生檔案，畢業后被稱為人事檔案。它是個人政治面貌、學習經歷和工作經歷的記錄，也是人事管理和服務的依據，主要包括畢業生登記表、成績單、黨團組織、獎懲記錄等材料。
溫馨提醒：日常工作生活中需要用到檔案的情形不少：參加機關公務員考錄和國有企事業單位招聘、辦理政審考察、申報職稱評審、核定社保待遇等，都需要檔案材料作為依據。大家一定要重視檔案，為其尋找一個穩妥且恰當的“歸宿”——縣級以上(含縣級)人民政府設立的公共就業和人才服務機構，以及經省級人力資源社會保障行政部門授權的單位，可保管高校畢業生檔案。
高校參照干部人事檔案材料收集歸檔相關規定，將高校畢業生相關的畢業生登記表、成績單、黨團組織、獎懲記錄等材料及時整理歸檔，形成完整的高校畢業生檔案。根據畢業去向登記信息，填寫《高等學校畢業生檔案轉遞單》，明確就業單位名稱、轉遞編號等信息，隨檔案材料密封后，按規定通過機要通信或郵政特快專遞渠道轉出檔案，嚴禁個人自帶檔案轉遞。
- 情形一：已就業
①到機關、國有企事業單位就業的 / ②定向招生就業的 —— 檔案轉遞至就業單位或定向單位
①到非公單位就業的 / ②靈活就業的 / ③自主創業的 —— 檔案轉遞至就業創業地或戶籍所在地公共就業人才機構保管
特別提示：戶籍不在宜昌，但選擇在宜昌就業創業的同學，請注意區分以下情況：
工作單位注冊在宜昌市本級，憑與用人單位簽訂的勞動合同書原件、身份證原件，檔案可轉遞至宜昌市勞動就業管理局公共就業服務中心保管；
工作單位注冊在宜昌其他縣級市區的，檔案可轉遞至相應的縣級市區公共就業人才服務機構保管。
高校畢業生創業人員需存放到創業所在地政府公共就業和人才服務機構的，需提供工商營業執照復印件或投資協議書復印件和身份證原件。 - 情形二：暫未就業或創業的
可根據本人意愿轉遞至戶籍地流動人員人事檔案管理服務機構保管，或按規定在原高校申請保留兩年。
- 情形三：出國留學的
檔案轉遞至戶籍地流動人員人事檔案管理服務機構或教育部留學服務中心保管。
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電腦端查詢
通過全國人社政務服務平臺查詢（全國范圍可查）：登錄全國人社政務服務平臺( http://zwfw.mohrss.gov.cn/ )，在“就業創業”板塊的“跨省流動人員人事檔案管理服務”專欄進行查詢。目前，該平臺支持檔案基礎信息數據已上傳的人員在線查詢存檔情況。
2手機端查詢
1.通過“鄂匯辦”APP查詢（湖北省范圍可查），經實名認證登錄后，點擊“人社”，下劃至檔案的整理和保管（流動人員人事檔案查詢）。
2.通過“湖北12333”公眾號查詢（湖北省范圍可查），經實名認證登錄后，點擊微服務，下劃至就業創業服務，選擇全省個人檔案查詢。
1.如果查詢結果顯示有檔案編號、狀態、所屬機構和接收時間，說明檔案已入庫。如果沒有查到數據，說明檔案還在路上，或者檔案在整理入庫中，若急需使用檔案，請憑學校提供的EMS快遞單號致電接收機構或直接到接收機構現場查詢確認。
2.部分人員可能因姓名變更或檔案基礎信息數據未上傳系統等原因，通過上述方式未能查詢到個人檔案情況，建議聯系戶籍地或工作單位所在地的流動人員人事檔案管理服務機構進行查詢（機構聯系方式查詢網址：https://chrm.mohrss.gov.cn/）。